Параметры договора, Вложения, Итоговые документы. Новый вид.

Договор состоит из блоков, в каждом из которых сгруппированы данные по определенной тематике.

 

 

 

Параметры договора

 

Параметры договора содержат основные сведения о документе. 

Настройка параметров производится через инструмент редактирования в правом верхнем углу блока Параметры.

 

1. Для заполнения параметров договора нажмите на "карандаш" в правом верхнем углу

 

2. В открывшемся окне параметров:

1) Выберите статус (если они используются в Вашей компании)

2) Укажите наименование договора, кратко отражающее его суть 

3) Выберите организацию-заказчика 

4) При необходимости отредактируйте контрагента, заменив на другого исполнителя

5) Выберите объект, к которому относится договор (при включенной привязке к объектам в настройках типов документов)

6) Выберите проект, к которому относится договор (при включенной привязке к проектам в настройках типов документов)

7) Выберите группу работ проекта (из п.6)

8) Укажите номер договора (если известен)

9) Впишите город заключения договора

10) Укажите дату договора

11) Дату окончания договора

12) Крайний срок согласования

13) Включите статус "приватный договор" при необходимости (Внимание! Данный договор будет недоступен всем кроме инициатора и согласователей договора!)

14) Включите метку "Срочно" если данный договор требует незамедлительного согласования

15) Описание договора, содержащее самую важную информацию о договоре 

16) Размер НДС (при наличии)

17) Размер гарантийного удержания (при наличии)

18,19,20) Включите при необходимости дополнительные опции: нет фиксированного графика платежей, проектное финансирование, запретить передачу ТМЦ по стройконтракту и иные

21) Выберите фактического отправителя, который будет указан в качестве плательщика в создаваемых финансовых операциях в договоре.

22) При необходимости отредактируйте отвественного за договор, заменив на другого сотрудника

Нажмите "Сохранить"

 

 

Блок "Вложения"

 

Доступно для сотрудников, имеющих доступ к добавлению и удалению файлов, подробнее в инструкции

 

В блок "Вложения" добавляются проеты договора, приложения и иные документы, имеющие важность для текущего договора.

 

1. В блок "Вложения" прикрепите проекты договора и приложения с помощью кнопки "+ Файл". Одновременно можно подгрузить несколько файлов.

Напротив каждого файла указывается дата и время загрузки. При наведении курсора мыши на дату загрузки появится всплывающая подсказка с именем сотрудника, загрузившего документ.

 

 

При необходимости в договор можно добавить ссылки на дополнительные документы с помощью кнопки "Ссылка", указав название ссылки, URL, нажмите "Добавить"

Ссылки во вложениях отмечены значком, при нажатии на который происходит переход по ссылке. Напротив каждой ссылки указывается дата и время добавления. При наведении курсора мыши на дату добавления появится всплывающая подсказка с именем сотрудника, создавшего ссылку.

 

2. Все документы в блоках "Вложения" и "Итоговые документы" можно упорядочить по дате добавления или по имени

 

3. Все возможные действия с документами блока "Вложения" находятся в меню "три точки" слева от документа

Функция "Закрепить" позволяет зафиксировать местонахождение файла вверху блока. Напротив документа отображается значок кнопки. Убрать документ из закрепленных можно через меню "Три точки" - "Открепить".

Как правило, закрепляют отредактированные файлы договора, которые проходят согласование. Неактуальные документы остаются в незакрепленных.  

Функция "В итоговые документы" перемещает файл в блок "Итоговые документы", в блоке "Вложения" перемещенный файл перестает отображаться. Дата, время, сведения о сотруднике, загрузившем документ, не изменяются. 

Функция "Удалить" запрашивает подтверждение, а затем удаляет файл из блока "Вложения". Восстановить удаленные файлы нельзя.

 

 

Итоговые документы

 

Доступно для сотрудников, имеющих доступ к добавлению и удалению файлов, подробнее в инструкции

 

В блок "Итоговые документы" подгружаются подписанные скан-копии договоров, а также документы в редактируемом формате, которые необходимо подписать электронной подписью.

 

1. Добавьте документы с помощью кнопки "+Файл", или переместив документы из блока "Вложения".

Напротив каждого файла указывается дата и время загрузки. При наведении курсора мыши на дату загрузки появится всплывающая подсказка с именем сотрудника, загрузившего документ.

 

 

2. Все возможные действия с файлами блока "Итоговые документы" расположены в меню "Три точки" слева от файла.

Функция "Информация о файле" позволяет подписать документ электронной подписью, подробнее в инструкции. Удалить или переместить в блок "Вложения" подписанные электронной подписью файлы нельзя.

Функция "Вернуть во вложения" перемещает файл из блока "Итоговые документы" в блок "Вложения". В блоке "Итоговые документы" перемещенный файл перестает отображаться. Дата, время, сведения о сотруднике, загрузившем документ, не изменяются. 

Функция "Удалить" запрашивает подтверждение, а затем удаляет файл из блока "Итоговые документы". Восстановить удаленные файлы нельзя.