Доступно для сотрудников с ролью "Администратор"
1. Настройки типов документов находятся в модуле "Документы" - "Настройки".
2. В листинге документы можно отсортировать по:
- Наименованию типа документа
- Сотруднику. Отобразятся все типы, в которых задействован выбранный сотрудник
- Группе сотрудника. (Поле становится активным после выбора сотрудника). Можно выбрать группу, в которой выставлен данный сотрудник, например: Итоговый согласователь условий документа, Наблюдатель и т.п.
- Модулю (Проект, Предмет договора, График платежей и т.п.)
- Архивный тип. При включении данной настройки отображаются только типы, добавленные в архив
Для сброса выбранных фильтров нажмите "Очистить фильтры".
*Для смены порядка типов документов в листинге нажмите на "шесть точек" и перетащите тип в нужное место.
**Для отправки типа в архив включите тумблер "В архиве".
3. Для редактирования типа нажмите на его название, отредактируйте карточку типа и нажмите сохранить.
4. Для создания нового типа нажмите "+"
4.1 Пропишите название типа документа и подключите необходимые модули
*Название должно отражать суть, именно оно будет отражено в листинге.
- Проект - для документов данного типа будет необходима привязка к проекту и группе работ
- Предмет договора - для документов данного типа будет необходимо заполнять предмет договора.
- Объект - дает возможность привязать документ к объекту /нескольким объектам
- Доп. соглашения - включает возможность создавать доп. соглашения к документам.
- График платежей - включает график платежей в документе и взаимосвязь с модулем Финансы
- Проектное финансирование - включается для передачи документов в MacroBank
- Сделка - дает возможность привязать к сделке с недвижимостью дополнительные договора и соглашения с целью ведения расчетов между участниками сделки и третьими лицами, либо просто фиксации факта этих соглашений. (Используется только в CRM)
- Третья сторона - возможность фиксации третьей стороны в договоре. Наименование третьей стороны можно прописать только при включенной настройке. (Используется только в CRM)
4.2 Согласование условий Документа
В системе реализована возможность выстраивания гибкого списка согласователей Документа и Акта.
1) Нажмите кнопку "Добавить сценарий согласования для проекта"
2) Выберите проект/проекты, по которым нужно настроить свой список согласователей в рамках выбранного типа документа.
Может быть несколько вариантов условий согласования в зависимости от проекта
Если поле "Проект" остается пустым, то согласователи будут распространяться на все существующие проекты.
- Проект/Проекты для которых настроен данный сценарий согласования
- Согласователей можно выставить по группам, либо добавить всех в одну. Количество групп и сотрудников в группе не ограничено
- "Добавить в группу" - инструмент создания новой группы согласователей
- "Любой" - при включенной настройке достаточно согласования одного из указанных сотрудников. Если настройка выключена, то необходимо согласование всех, указанных в данной группе, сотрудников
- Лимит времени выставляется в часах. Для разных групп можно выставить разное время на согласование документа. Праздничные и выходные дни не учитываются.
- Для удаления всего условия, нажмите на значок "Корзинка"
- Для удаления группы согласователей нажмите "-"
- Итоговый согласователь может быть только один. Если это поле оставить пустым, то согласование документа завершится после того как последний сотрудник из последней группы нажмет "Согласовать"
- Лист согласования документа может быть выбран только один. (но один лист согласования может быть использован в нескольких типах документов)
Действия после итогового согласования:
10. Уведомить указанных сотрудников. Можно выставить нескольких сотрудников
11. Текст уведомления - в данном окне введите текст уведомления для указанных выше сотрудников.
12. Автоматически создать задачу с заголовком. После согласования автоматически создастся задача с текстом, указанным в данном поле
13. Исполнитель задачи - сотрудник, получающий автозадачу, после итогового согласования документа. Можно выставить только одного сотрудника.
14. Согласовывать весь пакет документов - При включении данной опции все дополнительные документы с видом "Самостоятельный документ" будут согласованы автоматически после согласования основного документа. Используется только в CRM.
4.3 Согласование актов выполненных работ
Имеется возможность выстроить гибкой список согласователей Акта (так же как в Документе).
1) Нажмите кнопку "Добавить сценарий согласования для проекта"
2) Выберите проект/проекты, по которым нужно настроить свой список согласователей акта в рамках выбранного типа документа.
Может быть несколько вариантов условий согласования в зависимости от проекта
Если поле "Проект" остается пустым, то согласователи будут распространяться на все существующие проекты.
- Проект/Проекты для которых настроен данный сценарий согласования актов
- Согласователей можно выставить по группам, либо добавить всех в одну. Количество групп и сотрудников в группе не ограничено
- "Добавить в группу" - инструмент создания новой группы согласователей
- "Любой" - при включенной настройке достаточно согласования одного из указанных сотрудников. Если настройка выключена, то необходимо согласование всех, указанных в данной группе, сотрудников
- Лимит времени выставляется в часах. Для разных групп можно выставить разное время на согласование документа. Праздничные и выходные дни не учитываются.
- Для удаления всего условия, нажмите на значок "Корзинка"
- Для удаления группы согласователей нажмите "-"
- Итогового согласователя у Актов нет. (Если необходим итоговый согласователь, то выставляем его одного в последнюю группу)
- Лист согласования Акта может быть выбран только один. (но один лист согласования акта может быть использован в нескольких типах документов)
4.4 Доступы
Данный блок дает права на просмотр документов данного типа.
- Компании - выбор связанных компаний из вашей учетной записи для просмотра документов данного типа. Количество не ограничено
- Наблюдатели - точечно выставляются наблюдатели данного типа документа. Количество сотрудников не ограничено
- Отделы - доступ по отделам
- Операторы - сотрудники, которым будет дан доступ на создание договоров данного типа и Актов к ним. Количество не ограничено
4.5 Электронный документооборот
В данном поле выбирается сотрудник, ответственный за отправку документов в ЭДО. Может быть несколько сотрудников
4.6 Прочее
- Статусы - дополнительные статусы документа. (Инструкция по созданию дополнительных статусов документа)
- Обязательные документы - Документы, обязательные для заключения договора, например: ИНН, Устав, Выписка из ЕГРЮЛ и т.п. (Инструкция "Обязательные документы к договору")
- Требования к договору - перечень обязательных требований к договору (Инструкция "Требования к договору")
- Требовать привязки пунктов предмета к ГПР - при включенной настройке предмет договора обязательно должен быть привязан к ГПР, иначе договор будет невозможно отправить на согласование.
- Запретить удалять сотрудников из списка согласователей документа и актов выполненных работ - при включенной настройке согласователей может удалять только Администратор системы.
- Требовать в договорах прикрепления ФО к актам - финансовые операции в графике платежей обязательно должны быть прикреплены к актам
- Разрешить указывать серию документа - Используется только в CRM. При включении данной настройке в параметрах документа данного типа появляется поле для указания серии документа.
- Разрешить указывать срок действия документа - Используется только в CRM. При включении данной настройки появляется поле "Срок действия, мес.", оно становится активно после введения даты договора (начала действия). В данном поле указывается срок действия договора в месяцах и дата окончания договора высчитывается автоматически
- Третья сторона - Используется только в CRM. В поле рядом с настройкой указывается название третьей стороны.
- Строгий режим создания ГУ вручную- включенная настройка дает возможность можно массово создавать оплату ГУ одной фин.операцией, кнопка "Добавить оплату ГУ" становится доступной только тогда, когда предмет договора закрыт полностью Актами и все Акты согласованы.
- Строгий режим контрактования сметы - При включении данной настройки:
1. Нельзя отправить договор на согласование, если есть позиции, по которым идет превышение по количеству и/или по стоимости;
2. Нельзя добавить в предмет договора позиции не из сметы (блокирует ручное добавление позиций);
3. Нельзя загрузить предмет договора по шаблону.
5. Сохранение настроек
- По завершению настройки типа документа нажмите "Сохранить"
- Если данный тип вам не нужен, то нажмите "Удалить". Если в системе есть созданные документы с данным типом, то система выдаст ошибку "Есть рабочие документы с указанным типом"
Вы можете:
- Сменить тип у созданных документов
- Отправить данный тип в архив.