Автоматическая нумерация договоров

В MacroCRM появилась возможность настроить автоматическую нумерацию договоров для облегчения работы юридического отдела.

Существует два сценария нумерации: по порядку и по шаблону. В настройках компании вы можете выбрать и настроить один из них. Ниже расскажем, как они работают.

Нумерация по порядку

Этот сценарий используется только для нумерации основного договора в Шаге 5 сделки. Для каждой последующей сделки он подставляет порядковый номер на единицу больше предыдущего, поэтому здесь допустимы только числовые значения номеров.

В настройках компании активируйте настройку «Сделки: использовать автонумерацию договоров», выберите тип автонумерации «По порядку» и укажите следующий номер договора, который будет использован после активации настройки.

Важно: Вы можете начать автоматическую нумерацию с любого порядкового номера, но учтите, что поддерживаются номера, состоящие только из цифр!

При переводе следующей заявки в сделку указанный номер договора автоматически установится в Шаге 5 сделки:

А в настройках компании Вы увидите, что Следующий номер договора изменил свое значение на актуальное:

Таким образом, Вы всегда сможете увидеть номер, который будет использован в следующей сделке.

Важно: Однажды использованный номер договора более не будет использоваться в автонумерации после расторжения сделки. Нумерация будет продолжаться последовательно, независимо от расторжений, если только Вы сами не измените начальный номер в настройке.

Нумерация по шаблону

Этот сценарий предлагает генерацию номеров договоров на основании значений переменных, собранных в шаблоны (маски). Такую нумерацию можно использовать в договорах бронирования, основных договорах, а также дополнительных соглашениях.

В настройках компании активируйте настройку «Сделки: использовать автонумерацию договоров», выберите тип автонумерации «По шаблону»:

При этом в настройке появятся дополнительные поля для заполнения, разберем их:

Код категории объектов для договора - если в вашем формате номера присутствует обозначения категории объекта недвижимости - укажите эти обозначения для каждой категории.

Код типа основного договора - если вы кодируете тип договора в номере, то укажите коды для используемых типов договоров, эта кодировка может быть использована и для основного договора, и для дополнительных соглашений, формируемых на основании этого договора. Отдельной кодировки для дополнительных соглашений и договоров бронирования нет, вы можете указать любой нужный код непосредственно в шаблоне номера, например, «БР» для номера договора бронирования и «ДС» для номеров дополнительных согшений.

Шаблоны номеров договоров - чтобы заполнить эти поля, нужно разобрать используемые в вашей компании форматы номеров на отдельные составляющие, под каждую составляющую подобрать подходящуюю метку переменной и собрать из меток шаблон (маску) номера.

В зависимости от кодировки номеров, принятой в компании, вы можете использовать следующие метки переменных:

• {group_code} - код группы домов. Задайте уникальную кодировку в редактировании каждой группы домов.

• {house_code} - код дома. Задайте уникальную кодировку в редактировании каждого дома.

• {geo_korpus} - корпус дома. Укажите номер корпуса в редактировании каждого дома.

• {geo_block} - блок-секция дома. Укажите номер блок-секции в редактировании каждого дома.

• {category_code} - код категории объекта. Задайте коды для нужных категорий недвижимости в текущей настройке.

• {agreement_type_code} - код типа основного договора. Задайте коды для используемых типов основных договоров в текущей настройке. Для договора бронирования кодировка типа через переменную не требуется - просто укажите код договора текстом непосредственно в шаблоне. Префикс для дополнительно соглашения вы также можете указать текстом в шаблоне, при этом можно добавить в шаблон и код типа договора, чтобы обозначить, к какому договору относится соглашение.

• {flatnum} - строительный номер объекта. Вы можете также использовать модифицированную версию переменной с указанием максимального кол-ва выводимых цифр, через запятую после переменной. При этом кол-во цифр, оставшееся после вывода самого номера объекта, будет выведено нулями перед этим номером, например {flatnum,4} для объекта с номером 55 выведет значение 0055

• {agreement_number_mod} - модификатор номера договора после расторжения. Используйте, чтобы избежать повторения номеров при повторном заключении договора после расторжения. Переменная выведет текущий порядковый номер договора с учетом всех старых расторжений. Рекомендуем добавлять в переменную вложенный разделитель, чтобы избежать вывода лишних символов при отсутствии расторжений. Например {"/"agreement_number_mod} при имеющихся двух расторгнутых сделках по объекту выведет значение /3 для вновь заключаемого договора, а при отсутствии расторжений - вообще не выведется.

• {ds_number_mod} - модификатор номера дополнительного соглашения. Используйте, чтобы избежать повторения номеров дополнительных соглашений. Переменная выведет текущий порядковый номер соглашения с учетом уже имеющихся. Например, при имеющихся двух соглашениях по сделке переменная выведет значение 3 для вновь создаваемого соглашения.

Переменные можно располагать в шаблоне в произвольном порядке и добавлять между ними различные разделители.

Разберем создание шаблона номера на примере основного договора СТР1-Кв-ДДУ-156/2, где:

- СТР1 - это код дома, задаем для каждого дома собственный код в разделе редактирования и используем в шаблоне метку {house_code}

- Кв - это код категории объекта недвижимости, задаем в текущей настройке кодировку для всех категорий объектов недвижимости, которые продаем, и используем в шаблоне метку {category_code}

** **

- ДДУ - это код типа договора, задаем в текущей настройке кодировку для всех используемых типов договоров, а для шаблона возьмем метку {agreement_type_code}

- 156 - это номер объекта недвижимости, предположим, что у нас уже созданы дома с объектами, а значит и номера у них уже есть, для шаблона используем метку {flatnum}

- 2 - это модификатор номера договора после расторжения. Поскольку номер договора состоит из фиксированных переменных, для каждого объекта может быть только один набор значений этих переменных, поэтому номер договора для одного и того же объекта всегда будет неизменным. Чтобы добавить отличие номеру при заключении нового договора после расторжения - используем метку {agreement_number_mod}, она будет добавлять договору порядковый номер.

Также в этом примере видим, что все составляющие номера, кроме модификатора расторжений, отделены друг от друга символом-разделитем «-», поэтому в шаблоне прописываем этот символ между всеми переменными, кроме модификатора. Модификатор отделяется от номера символом «/», при этом в самом первом заключаемом договоре значение модификации будет отсутствовать, т.к. не было расторжений. Если просто прописать символ «/» около метки модификатора, вот так {...}/{agreement_number_mod}, то для первого договора номер выйдет с этим символом, но без самого модификатора, вот так СТР1-Кв-ДДУ-156/, а нам это не нужно, поэтому встраиваем символ-разделитель непосредственно в саму метку модификатора в кавычках, вот так {...}{"/"agreement_number_mod}, тогда для первого заключаемого договора номер сформируется так СТР1-Кв-ДДУ-156, после первого расторжения - так СТР1-Кв-ДДУ-156/2, после второго расторжения - так СТР1-Кв-ДДУ-156/3 и т.д.

Таким образом собрался весь шаблон номера:

{house_code}-{category_code}-{agreement_type_code}-{flatnum}{”/“agreement_number_mod}

Помещаем его в поле «Шаблон номера основного договора» и сохраняем настройки:

Затем проверяем формирование номера в сделке. Обратите внимание, что номер присвоится после выбора типа договора, т.к. от этого зависят выводимые в номер значения:

Таким же образом Вы можете подготовить шаблоны номеров для договора бронирования и дополнительных соглашений, а наш отдел сопровождения с радостью поможет вам в этом, если возникнут вопросы)